De traditionele methode van feedback geven – waar nog steeds veel medewerkers in worden getraind – faalt wanneer organisaties in teams meer open communicatie willen bewerkstelligen!

 

Afbeelding feedback

De invoering van de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling maakt de aandacht voor het bevorderen van een open communicatiecultuur weer actueel. In kinderopvang en zorgorganisaties is weliswaar al langer aandacht voor het creëren van een cultuur waarin medewerkers ontspannen kunnen praten over ieders functioneren en hoe het werk nog beter kan worden gedaan. Maar  juist in kinderopvang en zorgorganisaties weten managers hoe moeilijk het is om dit – in de teams met overwegend vrouwen –  goed vorm te geven.

 

De oplossing voor deze kwestie wordt al tientallen jaren gezocht in het trainen van medewerkers in het geven van feedback met behulp van de klassieke feedbackregels. Deze regels zijn geformuleerd voor de gever en de ontvanger van de feedback. De gever wordt vooral geacht om sec het gedrag van de ontvanger te omschrijven en aan te geven wat het effect van dat gedrag op hem of haar is. De ontvanger mag vragen ter verduidelijking stellen. De ontvanger behoort vervolgens zijn of haar waardering  voor de feedback uit te spreken en voor de feedback te bedanken.

 

Ik maak als trainer soms ook gebruik van deze regels. Vooral wanneer ik leidinggevenden train die feedback aan medewerkers moeten kunnen geven. Maar wanneer je in kinderopvang en zorgorganisaties teams vraagt om elkaar met deze regels feedback te geven, zijn de resultaten ronduit slecht. Teamleden voelen zich niet op hun gemak; de sfeer is gespannen. Welk programma je als trainer ook ontwerpt, hoeveel veiligheid je ook in staat bent in te bouwen, het over en weer feedback geven volgens de regels levert weinig ontspanning en plezier op. Het amuseert me daarom ook meer dan dat het me verbaast dat de laatste regel voor de ontvanger van feedback luidt: ‘Spreek je waardering uit voor de feedback en bedank de gever van de feedback.’ Is het niet gek dat we zoiets in een regel moeten afdwingen? Zou het niet zo kunnen zijn dat medewerkers het oprecht leuk  vinden om te praten over hoe zij zichzelf en elkaar zien? Zonder dat zij hiertoe op een geforceerde manier moet worden aangezet? Want het is zo dat mensen met plezier en ontspanning het meest effectief leren èn bereid zullen zijn dat wat ze geleerd hebben in de praktijk toe te passen.

 

Onlangs trainde ik een team met als doel open communicatie te bevorderen over ieders effectieve en minder effectieve kanten. Ik gebruikte daarbij het Kernkwadrant waarmee deelnemers ‘zonder er onderuit te kunnen’ elkaar feedback geven over ieders effectief en minder effectief gedrag en samen spreken over ieders leerpunten. Mijn deelnemers voerden in groepjes diepgaande gesprekken. Aan het einde van de middag liep ik langs een groepje van drie jonge vrouwen. Eén van hen zei tegen de anderen: ‘Wat leuk en bijzonder om dit zo over mezelf van jullie te horen, dank jullie wel!’ Ze zei het helemaal uit zichzelf; daar kwam geen aanwijzing aan te pas. ‘Dank jullie wel’: ze was blij met wat de anderen over en tegen haar zeiden. Over wanneer ze goed èn minder goed functioneert. Ze voelde zich daarmee gezien als mens, met alles erop en eraan, de handige en de minder handige kanten. Zoals we die allemaal hebben. Het stemde me vrolijk dat ze spontaan ‘dank je wel’ zei.

 

Je kunt medewerkers misschien korte tijd dwingen om open te communiceren op een manier die ze niet willen, je kunt hen misschien zelfs dwingen te bedanken voor iets waar ze niet echt op zaten te wachten. Maar ze zullen de methode en het open met elkaar praten niet gaan waarderen en er in de praktijk niets meer mee doen. En dat zou zo jammer zijn!

Wanneer een training goed is opgebouwd en een effectieve methodiek wordt aangeleerd, is het niet nodig om deelnemers te dwingen om op een kunstmatige manier te bedanken voor feedback. Dan gaat dat gewoon vanzelf! En dat is wat ieder organisatie zou moeten nastreven: kies een methodiek die zorgt voor diepgang en medewerkers ook veiligheid en plezier geeft.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *